Factor kelemahan yang terjadi ketika ada system absensi dalam sebuah perusahaan.
No Faktor kelemahan Kartu absensi dan pencetak waktunya(1) Magnetic tape reader / bar code reader(2) Finger print scanner & software absensi & pengupahan(3)
1. Ketidakjujuran karyawan via “buddy punching‿ (teman sekerja yang mencatatkan kehadiran) Seringkali terjadi. Kartu absensi digunakan bersama-sama Dapat terjadi. Kartu magnetik dapat digunakan bersama-sama Tidak mungkin terjadi. Sidik jari tidak dapat digunakan oleh rekan sekerjanya yang lain.
2. Manipulasi atau hilangnya kartu absensi Mungkin terjadi Kartu absensi dapat dipertukarkan antar rekan sekerja Mungkin terjadi Kartu magnetik dapat dipertukarkan antar rekan sekerja Tidak mungkin terjadi Tidak menggunakan kartu absensi, sidik jari seseorang selalu unik (tidak ada yang sama).Dapat menggunakan lebih dari 1 jari sebagai identifikasi
3. Kesalahan/ ketidakakuratan pencatatan waktu kerja karyawan Kurang akurat. Pencetak waktu dapat diset atau reset manual, sehingga mungkin dapat menjadi tidak akurat Akurat Pencatatan waktu menggunakan komputer, sangat akurat Akurat Pencatatan waktu menggunakan komputer, sangat akurat
4. Otomatisasi sistem pelaporan dan integrasi dengan sistem informasi kepegawaian Secara manual Hrs dilakukan secara manual, kemungkinan kesalahan penyalinan data dari kartu absensi cukup besar Dapat secara otomatis Mungkin dapat diintegrasikan dengan sistem terkomputerisasi. Otomatis dan integrasi ke sistem kepegawaian Selalu dapat dilakukan otomatisasi pelaporan, menggunakan sistem yang terintegrasi.

Kelemahan sistem konvensional adalah terbukanya peluang manipulasi, kesalahan pencatatan, maupun hilangnya catatan kehadiran seorang karyawan. Juga, terbuka kemungkinan terjadinya “buddy punching‿ dimana rekan sekerja yang lain mencatatkan waktu kerja yang bukan dirinya. Hal ini membuat pencatatan waktu kehadiran karyawan menjadi tidak akurat. Integrasi ke sistem kepegawaian membutuhkan analisis dan perancangan software yang terpadu, dengan sistem konvensional cukup sulit untuk diotomatisasikan karena pencatatan informasi kehadiran secara manual. Pencatatan menggunakan komputer seperti pada penggunaan sidik jari ini sangat memungkinkan keterpaduan dengan sistem kepegawaian serta pengembangan sistem lebih lanjut.Sistem pencatatan kehadiran berbasis biomatriks (sidik jari) mampu menjawab permasalahan absensi diatas. Berdasarkan perbandingan dengan sistem lain pada tabel sebelumnya, sistem berbasis biomatriks mempunyai keunggulan sbb:• Sidik jari tidak dapat dipalsukan dan digandakan.Karyawan yang mencatatkan kehadirannya di sistem ini adalah benar-benar karyawan yang namanya tercantum dalam record komputer di database kepegawaian.• Kesalahan pencatatan dan manipulasi data dapat diminimalkan.Data absensi karyawan menjadi sangat akurat. Semuanya terautomatisasi dengan sistem kepegawaian sehingga intervensi manual oleh unauthorized user dapat dihindari.• Sistem pelaporan terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian.Pencatatan absensi, pelaporan, dan proses selanjutnya seperti pengupahan, prestasi kerja, uang transport, dst. dapat diintegrasikan bersama – sama. Sistem terpadu menghasilkan laporan yang akurat, cepat, dan efisien.• Sangat mudah digunakanUser hanya perlu menekan sensor dengan salah satu jari (misal jempol atau telunjuk) dan proses sisanya ditangani oleh sistem ini. Tampilan di layar monitor menggunakan grafis dan sangat informatif. Misalnya photo akan muncul, berikut nomor pegawai, dan waktu kehadiran secara singkat dan jelas.Awalnya setiap karyawan akan didaftarkan sidik jarinya ke dalam database sidik jari biomatriks, jari yang didaftarkan dapat lebih dari satu jika salah satu jarinya tidak secara sempurna digunakan sebagai identifikasi. Informasi setiap karyawan sebagai acuan dapat menggunakan database kepegawaian yang telah dirancang atau sistem kepegawaian rancang bangun terbaru.Untuk digunakan sebagai pencatat absensi, karyawan pengguna hanya perlu menempelkan jarinya pada sensor di dekat layar monitor. Selanjutnya sistem biomatriks akan mendeteksi sendiri siapa karyawan tersebut dan mencatat waktu kedatangan / kepulangannya sesuai dengan waktu di CMOS clock komputer. Informasi ini akan disimpan pada database kepegawaian untuk perhitungan selanjutnya. Fitur dan keunggulan sistem• Solusi lengkap sistem absensi biomatriks, dimana hardware sensor, custom-designed software, dan packaging nya dalam satu paket lengkap.• Sistem ini sangat mudah digunakan, sensor dapat membaca sidik jari pada sudut apa saja, bahkan terbalik sekalipun. Software driver sensor mampu mengenalinya dengan baik.• Pengamanan pembacaan sidik jari dari pembacaan sidik jari sebelumnya. Pembacaan bayang-bayang sidik jari dari user sebelumnya dapat tersisa, tapi sistem ini akan menghilangkannya sehingga pembacaan selanjutnya menjadi lebih akurat.• Link data dari sensor ke Biomatriks Server yang aman. Data dikirim menggunakan link yang terotorisasi secara “challenge-response‿. Jadi data yang lain tidak dapat dikirim ulang untuk otorisasi.• Template sidik jari dan data-data user diproteksi secara internal dengan menggunakan teknik 128-bit enkripsi.• Gambar image sidik jari tidak disimpan, tapi hanya kalkulasi matematisnya saja. Jadi, identitas masing-masing sidik jari tidak dapat digandakan. 3. KesimpulanBidang Teknologi Informasi memang sedang di gandrungi oleh seluruh perusahaan untuk kinerjanya yang sangat mendukung, dalam hal ini perusahaan berharap banyak ketika sebuah pekerjaan yang memakan waktu yang banyak dapat disingkat dengan baik agar efisiensi waktu dapat dilakukan. System komputerisasi sudah digunakan dibeberapa bidang dalam perusahaan contohnya penggajian, persediaan, penjualan dll. Namun ada hal penting yang perlu dibuatkannya system terkomputerisasi yaitu Sistem Absensi. Sistem absensi yang baik sekarang ini ada yang disebut BIOMETRIKS yaitu system absensi menggunakan data dari tubuh manusia baik itu jari, tangan, mata atau suara.Dengan system biometric setiap penggunanya akan dideteksi secara akurat sehingga tidak dapat absensi karyawan diwakilkan, namun demikian ada beberapa kelemahan ketika apa yang terjadi pada objek yang dideteksi mengalami perubahan misalnya suara yang serak, Sidik jari terkena luka, atau mata yang sedang sakit. Tetapi tidak dapat dipungkiri system biomatrik sangat mengambil manfaat lebih banyak dari system yang sudah ada. Kegunaan sistem biometriks adalah Mengenalkan keamanan database dengan teknologi biometrik sebagai pengganti password dan mengembangkan kemungkinan-kemungkinan pemanfaatan teknologi biometerik untuk keamanan selain databaseSistem absensi biomatriks ini tentunya akan menyelesaikan masalah-masalah klasik pencatatan absensi, yaitu diantaranya buddy punching, kartu yang hilang, pencatatan absensi yang kurang akurat, hingga keamanan informasi. Pada awalnya mungkin system absensi yang menggunakan Teknologi Informasi akan memakan banyak biaya namun demikian jika dilihat manfaat dan jangka waktu yang lama system yang terkomputerisasi dengan TI akan mendapatkan manfaat yang menguntungkan perusahaan.Sistem yang akan dibangun tentunya harus sesuai dengan kebutuhan sehingga pemanfaatannya menjadi tepat guna. pengembangan lebih lanjut berikut ujicoba yang teliti yang mencakup semua aspek pemakaian sistem ini perlu dilaksanakan sehingga menjadikan sistem yang handal dan sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Daftar Pustaka Anthony, Robert N & Govindarajan, Vijay. Management Control System. Salemba Empat. 2004 HM, Jogiyanto, Prof. Dr. MBA. Akt. Sistem teknologi Informasi Edisi 2. Andi Yogyakarta. 2005 Prabu M, A.A. Anwar, Dr, MSi. Evaluasi Kinerja SDM. Refika Aditama Bandung. 2005 Thoha, Miftah. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. PT Raja Grafindo Persada Yogyakarta. 2003 Http://www.biometricaccess.comhttp://www.techsvg.com/about-biometrics.html

BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 Definisi Absensi

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran , bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.

2.2 Jenis-Jenis Absensi

Kita mengenal beberapa jenis absensi. Yang membedakan jenis-jenis absensi tersebut adalah cara penggunaannya, dan tingkat daya gunanya Secara umum jenis-jenis absensi dapat di kelompokkan menjadi dua, yaitu;

1. Absensi manual

Absensi manual adalah cara pengentrian kehadiran dengan cara menggunakan pena (tanda tangan)

2. Absensi non manual (dengan menggunakan alat)

Absensi non manual adalah suatu cara pengentrian kehadiran dengan menggunakan system terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan mengentrikan nip dan sebagainya.

2.3. Pengelolaan Absensi

Pengelolaan absensi dengan memanfaatkan kelebihan teknologi informasi adalah:

1. Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat

2. Informasi hasil pencarian yang disajikan lebih lengkap

3. Link antar bagian divisi (Pencarian data kehadiran dari satu divisi ke divisi lain)

4. Mempermudah dalam melakukan Entry dan Update data

5. Memudahkan pembuatan laporan dan rekapitulasi

6. Terdapat fasilitas informasi

Dengan demikian sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah kerja bagian kepegawaian, serta meningkatkan kualitas pelayanan dan kinerja dari sekolah.